С 1 января 2016 года всем розничным продавцам алкоголя нужно вести журнал учета продажи алкогольной, спиртосодержащей продукции и пива. Форма и порядок его заполнения утверждены приказом РАР от 19.06.15 № 164.
Журнал учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции заполняется по месту осуществления деятельности, его должны вести все организации у кого имеется лицензия на продажу алкоголя, а так же, организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие розничную продажу пива и напитков, изготовленных на основе пива, сидра, пуаре, медовухи, и спиртосодержащей продукции.
Место ведения журнала
Вести журнал нужно будет по месту осуществления деятельности. Это означает, что заполнять журнал нужно в месте продажи напитков и спиртосодержащей продукции, а не в центральной бухгалтерии. Соответственно, если организация или ИП будут осуществлять продажи через два магазина или более, то отдельный журнал потребуется вести в каждом из них.
В какой момент вносить запись в журнал
Заполнять журнал нужно будет не позднее следующего дня после:
- продажи каждой единицы потребительской тары (упаковки) алкогольной и спиртосодержащей продукции;
- факта вскрытия транспортной тары (в том числе многооборотной тары), используемой для поставки и последующего розлива продукции потребителя.
Учитывать в журнале продукцию, которая продается на розлив (например, пиво из кег) нужно будет не позднее следующего дня после вскрытия тары.
Способ заполнения: «на бумаге» или в электронном виде
Предусмотрено два способа заполнения журнала:
На бумажном носителе
Такой способ подразумевает, что «бумажные» журналы будут иметься в наличии у организации или ИП. При этом стоит заметить, что каких-либо специальных требований к бумажному варианту журнала не предъявляется. Например, не требуется прошнуровывать и пронумеровывать листы; нет требованиям к цвету чернил, которыми будет заполняться журнал.
На наш взгляд, это позволяет предположить, что журнал можно будет формировать журналы на компьютере (например, в программе Exсel или с помощью специальных сервисов), а потом распечатывать.
В электронном виде
В электронном виде журнал можно будет вести исключительно с использованием программных средств системы ЕГАИС (единой государственной автоматизированной информационной системы учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции). При отсутствии подключения к ЕГАИС продавцы будут обязаны вести журнал «на бумаге».
Заполнение новой формы журнала
Важно отметить, что способ заполнения журнала («на бумаге» или в электронном виде) влияет и на порядок заполнения журнала. Так, при ведении журнала в электронном виде с использованием программных средств ЕГАИС для продукции, маркируемой федеральными специальными и акцизными марками, графы 4, 5, 6, 7 журнала не заполняются. А при ведении журнала «на бумаге» не заполняется только графа 3 «штриховой код».
|
Графа |
Заполнение |
|---|---|
|
Графа 1 «№ п/п» |
Номер записи по порядку. |
|
Графа 2 «Дата розничной продажи» |
Дата розничной продажи каждой единицы алкогольной или спиртосодержащей продукции, либо дата вскрытия транспортной тары с алкогольной продукцией. |
|
Графа 3 «Штриховой код» |
Предназначена для сведений, содержащихся в двухмерном штриховом коде, нанесенном на специальную или акцизную марку (для продукции, подлежащей маркировке). Не заполняется в случаях:
|
|
Графа 4 «Наименование продукции» |
|
|
Графа 5 «Код вида продукции» |
|
|
Графа 6 «Емкость (л)» |
|
|
Графа 7 Количество (штук)» |
|
Как видим, если вести журнал в электронной форме, то потребуется заполнять меньше граф. Однако нужно понимать, что подключение к системе ЕГАИС потребует установки специального программного обеспечения и оборудования, которое будет способно считывать штрих-коды.
Графа «Итого»
Эта графа журнала, по сути, предназначена для подведения итоговых значений. Установлено, что она заполняется с ежедневной периодичностью в разрезе следующих показателей:
- кодов вида продукции;
- наименования продукции;
- количества (штук).
Предположим, что за день продавец продал одну бутылку коньяка и 20 бутылок водки. В таком случае итог за день может выглядеть так:
При этом, на практике, в графу 4 журнала нужно будет вписывать наименование продукции в соответствии с сопроводительными документами на алкоголь, которые имеются у продавца. Этого требует порядок заполнения журнала.
Стоит заметить, что при формировании алкогольной отчетности все показатели указываются в декалитрах (п. 1.7 «Порядка заполнения деклараций», утв. приказом Росалкогольрегулирования от 23.08.12 № 231).
Представление журнала контролирующим органам
Законодательство не обязывает розничных продавцов представлять журнал контролирующим органам с какой-то определенной периодичностью. В частности, журнал (или его копии) не нужно будет сдавать одновременно с подачей «алкогольной» декларации (п. 19 «Правил представления алкогольных деклараций», утв. постановлением Правительства РФ от 09.08.12 № 815). Однако контролирующие органы смогут ознакомиться с содержанием журнала в рамках проведения различных проверочных мероприятий.
Ответственность и штрафы
Административные штрафы
Нарушение установленного порядка учета этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции при их производстве или обороте влечет наложение административного штрафа (ст. 14.19 КоАП РФ):
- на должностных лиц — от 10 000 до 15 000 рублей;
- на юридических лиц — от 150 000 до 200 000 рублей.
Из письма РАР от 01.09.14 № 17141/03 следует, что названные административные штрафы возможны, в том числе, за нарушение порядка заполнения журнала. На основании по этой же статьи КоАП РФ продавца смогут оштрафовать и за то, что он вообще не ведет журнал.
Ответственные лица
Формой журнала не предусмотрена графа для подписи лица, ответственного за его ведение. Соответственно, такой подписи в журнале быть не должно (законодательство не позволяет добавлять или исключать графы в журнале).
Можно ли назначить бухгалтера лицом, которое будет отвечать ведение журнала? Давайте разбираться. Отношения работодателя и бухгалтера регулируются трудовым законодательством. Поэтому обязанности бухгалтера (как и других работников) определяются, в первую очередь, трудовым договором и конкретизируются в должностной инструкции. Соответственно, руководитель не вправе устным поручением возложить обязанность по ведению журнала на бухгалтера. Более того, как мы уже говорили, журнал должен заполняться по месту осуществления деятельности (п. 2 Порядка). А ведь бухгалтерия далеко не всегда расположена по месту продажи алкогольной, спиртосодержащей продукции или пива.
Практические выводы
Из главных изменений, связанных с появлением новой формы журнала, можно выделить следующие:
- перенесен срок начала обязательного применения журнала учета: с 1 июля 2015 на 1 января 2016 года;
- упрощена форма журнала;
- уточнено, когда именно нужно вносить записи в журнал;
- ведение журнала в электронном виде возможно только при условии подключения к системе ЕГАИС и использования усиленной квалифицированной электронной подписи.
При этом уже сейчас можно обозначить некоторые вопросы, которые потребуют дополнительных разъяснений.
- Можно ли будет подключиться к системе ЕГАИС и вести журнал в электронной форме тем продавцам, которые не обязаны подключаться к этой системе?
- Как исправлять ошибки в записях? В прежнем порядке (который утратил силу) предусматривалось, что ошибки в записях исправляются путем сторнирования ошибочных записей и осуществления новой правильной записи. Можно ли будет применять такой подход в 2016 году?
- Как долго хранить заполненные журналы? В порядке заполнения журнала период хранения не указан. Хотя в прежнем порядке говорилось, что хранить документы следует не менее пяти лет.
Будем надеться, что ответы на эти вопросы можно будет найти в разъяснениях РАР.